Các kỹ năng mềm trong giao tiếp ứng xử với cấp trên
Ứng xử với cấp trên là một nghệ thuật và bạn cần biết những kỹ năng mềm trong giao tiếp ứng xử sao cho thật phù hợp và giúp ghi điểm trong mắt sếp mà lại không bị cho là “nịnh thần”.
“Sếp tôi là một người rất giỏi tuy nhiên hơi chút là cáu gắt, nổi nóng. Nhiều khi chuyện chẳng có gì cũng quát um lên, rồi đi họp về tự nhiên nổi giận làm cả phòng sợ hết hồn”, (theo chị Trịnh Thu Phương một nhân viên văn phòng ở Hoàng Mai, Hà Nội). Đây chỉ là một trong vô vàn những bức xúc của nhân viên với sếp của mình.
Để giúp các bạn xử lý những tình huống như thế này sungsuong.com xin gửi tới bạn những nguyên tắc cũng và những kỹ năng mềm trong giao tiếp ứng xử giúp bạn ghi điểm với cấp trên.
4 nguyên tắc ứng xử trong giao tiếp
Giao tiếp với thái độ chân thành
Đây là điều vô cùng quan trọng khi giao tiếp, đặc biệt là với cấp trên. Bởi khi nói chuyện bằng thái độ chân thành thì lời nói của bạn sẽ được nhìn nhận và đánh giá cao hơn rất nhiều. Sự chân thành của bạn sẽ làm cho cấp trên cảm thấy sự trân trọng, quan tâm của bạn dành cho họ. Điều này góp phần chứng mình bạn là một nhân viên đáng tin tưởng.
“Hôm đó tôi có chút chuyện gia đình nên không được vui, tuy không nói ra nhưng bạn Mai nhân viên của tôi đã rất tinh ý hỏi nhỏ: Sếp hôm nay không được vui phải không ạ?. Nhìn vẻ mặt chân thành có chút lo lắng của bạn ấy tôi cũng cảm thấy dễ chịu hơn rất nhiều”, anh Thành – trưởng phòng Nhân sự ở Mỹ Đình, Hà Nội chia sẻ.
Để thể hiện sự chân thành trong lời nói của mình bạn hãy lưu ý đừng tỏ ra khó chịu, gượng ép hay giả vờ quan tâm, vui vẻ bởi như thế cấp trên sẽ cho rằng bạn là người giả tạo. Và điều vô cùng quan trọng là nếu như bạn không nói thật thì cũng đừng nói dối, hãy khéo léo sử dụng ngôn từ.
Tôn trọng người đang đối thoại
Khi nói chuyện hãy cố gắng đừng ngắt lời người khác còn nếu bắt buộc phải ngắt lời thì hãy xin phép trước. Ngoài ra hãy nói chuyện ngắn gọn và đủ ý tránh nói dài dòng, thao thao bất tuyệt vì có thể làm người nghe khó chịu. Hãy chắc chắn câu chuyện của bạn không làm họ “ngán ngẩm”.
Khi nói chuyện, nên giữ một khoảng cách vừa phải
Khi nói chuyện không nên đứng quá xa hoặc quá gần. Bởi nếu đứng quá xa sếp sẽ cho là bạn thiếu tôn trọng còn nếu quá gần thì bạn lại là kẻ đang “soi mói đời tư”. Trừ trường hợp sếp của bạn nhiều tuổi thì khoảng cách gần sẽ đảm bảo để sếp có thể nghe rõ những gì bạn đang nói. Nếu như không gian nói chuyện có nhiều đồ vật riêng tư của sếp thì hãy cố gắng nhìn thẳng tránh ngó nghiêng nhé, như thế bạn sẽ rất vô duyên trong mắt sếp đấy.
Kiểm soát cảm xúc khi giao tiếp
Mất kiểm soát cảm xúc là nguyên nhân chính khiến bạn mất điểm khi giao tiếp. Học kỹ năng kiểm soát cảm xúc là nguyên tắc quan trọng nhất trong giao tiếp ứng xử.
3 kỹ năng mềm trong giao tiếp ứng xử với sếp
1. Chuẩn bị trước khi nói chuyện
Hãy chuẩn bị trước các nội dung thông tin, vấn đề cần thiết trước khi trao đổi bởi sếp chắc chắn sẽ không có thời gian dành cho những thông tin sáo rỗng và vô nghĩa. Bạn có thể đặt lịch hẹn và thời gian trước nếu sếp của bạn quá bận rộn.
Chị Hoàng Thị Thanh – nhân viên chăm sóc khách hàng cho biết: “Tôi luôn cố gắng note trước các nội dung cần trao đổi với sếp trước khi đến gặp bởi nó giúp tôi chủ động khi trình bày và không làm mất quá nhiều thời gian của cả hai bên”.
2. Giữ khoảng cách
Đây là điều tưởng chừng đơn giản nhưng lại hết sức quan trọng bởi không phải vị sếp nào cũng thích những cuộc nói chuyện theo kiểu gần gũi thân tình. Họ có thể là người chỉ muốn tập trung vào công việc mà không mấy quan tâm tới những câu chuyện ngoài lề bởi vậy khi có sếp mới đừng vội vàng vào “làm thân” nhé. Bạn sẽ biết được sếp của mình theo phong cách nào sau một thời gian làm việc và từ đó có thể khéo léo điều chỉnh cách giao tiếp sao cho phù hợp.
Anh Nguyễn Quang Thắng trưởng phòng Tổng hợp của công ty Cổ phần Thương mại Thuận Nam (Nam từ Liêm) cho biết: “Tôi đặc biệt không thích những buổi nói chuyện ngoài lề vì nó vừa làm giảm năng suất công việc lại hay gây ra mâu thuẫn giữa các nhân viên”.
3. Luôn luôn tiếp thu phê bình
Là một nhân viên bạn cần tiếp thu mọi lời phê bình của sếp, đừng vội vàng giải thích ngay lúc đó mà hãy chọn thời điểm thích hợp về sau (trừ khi được yêu cầu giải thích ngay). Vì sao vậy? Dù đúng dù sai khi sếp phê bình nghĩa là trong mắt họ bạn đang phạm lỗi, nếu bạn “láu táu” trình bày ngay thì sẽ chỉ mất điểm thêm bởi sếp sẽ cho bạn làm người bảo thủ không chịu tiếp thu.
Nếu muốn giải thích hãy chọn một thời điểm phù hợp sau đó khi cả sếp và bạn đều đã bình tình và vui vẻ nhé. Như thế lời giải thích của bạn sẽ dễ dàng được hiểu và thông cảm hơn.
Trên đây là một số kỹ năng mềm trong giao tiếp ứng xử với sếp mà chúng tôi đã tổng kết được trong thực tế. Mong rằng các bạn có thể khéo léo ứng dụng và thực tế để đạt hiệu quả cao nhất có thể trong các cuộc giao tiếp với cấp trên nhé.
>>> Tham khảo thêm
